企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南
時(shí)間：2022-06-20
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南
說(shuō) 明
為加強(qiáng)對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作的指導(dǎo)，規(guī)范企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作，國(guó)家檔案局組織編制了本指南。
本指南適用于各企業(yè)開(kāi)展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作。
除非特別說(shuō)明，本指南所用術(shù)語(yǔ)均引自《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 58-2014）。
本指南由國(guó)家檔案局提出并歸口。
本指南起草單位：國(guó)家檔案局經(jīng)濟(jì)科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司
本指南主要起草人：付 華、王雁賓、姜延溪、蔡盈芳、張晶晶、熊 偉、孫曉光、周 喜、皮 楠、環(huán) 紅
企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無(wú)形資產(chǎn)的組成要素。企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)持續(xù)開(kāi)展、資產(chǎn)保值增值和記錄企業(yè)歷史等方面具有重要地位和作用。
隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，建設(shè)數(shù)字檔案館（室）已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。建設(shè)符合國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)信息化發(fā)展要求的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），有利于整合企業(yè)信息資源，增強(qiáng)檔案信息管理與服務(wù)能力，提高企業(yè)管理水平。
1 概念與基本特征
1.1 概念
本指南所稱(chēng)的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），是指企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對(duì)本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺(tái)。
1.2 基本特征
與企業(yè)傳統(tǒng)檔案館（室）相比，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）具有以下特征：
1）檔案資源數(shù)字化
通過(guò)對(duì)企業(yè)各類(lèi)信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對(duì)紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲(chǔ)各種檔案信息。
2）檔案管理信息化
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動(dòng)化管理，檔案的收、管、存、用通過(guò)信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。
3）檔案服務(wù)知識(shí)化
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）利用知識(shí)管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術(shù)，創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工和知識(shí)化組織，以檔案利用需求為導(dǎo)向，有針對(duì)性地主動(dòng)為企業(yè)提供全方位、多層次的個(gè)性化檔案信息和決策支持服務(wù)。
2 建設(shè)目標(biāo)與原則
2.1 建設(shè)目標(biāo)
通過(guò)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理、開(kāi)發(fā)共享服務(wù)能力，促進(jìn)企業(yè)提高管理水平，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。
2.2 建設(shè)原則
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持以下原則：
1）統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施
企業(yè)應(yīng)將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，做到同步規(guī)劃；建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）應(yīng)做好總體架構(gòu)、技術(shù)方案的規(guī)劃，系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)考慮可擴(kuò)展性和兼容性；應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有條件有計(jì)劃、有步驟地建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室），充分保證每一階段工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。建設(shè)過(guò)程中檔案部門(mén)要與企業(yè)信息化部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、保密部門(mén)等協(xié)同工作。
2）需求導(dǎo)向，利用優(yōu)先
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)圍繞企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等企業(yè)中心工作，優(yōu)先建設(shè)重要檔案資源。檔案資源數(shù)字化應(yīng)以需求為導(dǎo)向，對(duì)利用頻繁、形成年代相對(duì)較早、價(jià)值珍貴的檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)應(yīng)有利于檔案信息資源的共享利用，電子檔案、檔案數(shù)字化復(fù)制件存儲(chǔ)格式的選取應(yīng)符合長(zhǎng)期保存需要，便于利用，電子檔案管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)、界面等應(yīng)盡可能符合用戶(hù)操作習(xí)慣。
3）安全保密，合法合規(guī)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全安全保密管理制度，確保檔案信息安全。應(yīng)按照安全保密要求開(kāi)展電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)行和維護(hù)。
3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術(shù)上自主可控的設(shè)施設(shè)備。
3.1 機(jī)房建設(shè)
機(jī)房建設(shè)應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館（室）運(yùn)行需求和機(jī)房建設(shè)基本要求，充分利用企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)條件，通過(guò)改造、添置設(shè)備等方式，建設(shè)滿(mǎn)足數(shù)字檔案館（室）運(yùn)行要求的機(jī)房；涉密機(jī)房建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。
3.2 網(wǎng)絡(luò)設(shè)施
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)接入企業(yè)網(wǎng)，并與互聯(lián)網(wǎng)隔離，管理涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。也可以建立企業(yè)檔案部門(mén)局域網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)考慮電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要，網(wǎng)絡(luò)帶寬等性能應(yīng)能適應(yīng)圖像、音頻、視頻等各類(lèi)數(shù)據(jù)的傳輸要求。
3.3 硬件設(shè)備
根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)部署和高效穩(wěn)定運(yùn)行需求配備服務(wù)器。根據(jù)科學(xué)、可行的存儲(chǔ)備份策略，配備穩(wěn)定與適當(dāng)冗余的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份設(shè)備。配備滿(mǎn)足工作需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)以及刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備。
3.4 基礎(chǔ)軟件
應(yīng)結(jié)合企業(yè)信息化的現(xiàn)狀，在統(tǒng)籌利用企業(yè)業(yè)已運(yùn)行的基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)數(shù)字檔案館（室）開(kāi)發(fā)和運(yùn)行的需要，配備正版或經(jīng)過(guò)規(guī)范測(cè)試、登記的自主開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)軟件，如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、中間件、全文檢索工具、光學(xué)字符識(shí)別軟件等。
3.5 其他設(shè)施
應(yīng)根據(jù)需要配備相對(duì)獨(dú)立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所和電子檔案閱覽場(chǎng)所。
4 電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
4.1 收集功能
1）電子文件登記
具備電子文件手工登記功能，元數(shù)據(jù)項(xiàng)在滿(mǎn)足國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下，可根據(jù)需要增減，具有元數(shù)據(jù)手工登記校驗(yàn)功能；可對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)根據(jù)權(quán)限進(jìn)行更改、刪除、檢索、全文掛接等操作。
2）電子文件和電子檔案在線接收
應(yīng)具有符合《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關(guān)要求，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收電子文件及其元數(shù)據(jù)的接口。具有從其他電子檔案管理系統(tǒng)接收電子檔案的功能，功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。
3）電子文件和電子檔案離線接收
應(yīng)具備電子文件、電子檔案和其他數(shù)字資源離線批量導(dǎo)入功能，支持常見(jiàn)的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數(shù)據(jù)文件及符合長(zhǎng)期保存要求的文件格式全文文件的導(dǎo)入接收，并實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)電子文件、電子檔案的自動(dòng)關(guān)聯(lián)。
數(shù)據(jù)導(dǎo)入過(guò)程中應(yīng)支持?jǐn)?shù)據(jù)的校驗(yàn)，如是否唯一、是否可以為空、日期格式是否正確等。當(dāng)出現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)入失敗，應(yīng)提供報(bào)告，指明哪些數(shù)據(jù)導(dǎo)入失敗。如出現(xiàn)中斷（如：斷電、斷網(wǎng)、死機(jī)等），應(yīng)支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳，再次導(dǎo)入時(shí)從中斷記錄處接續(xù)導(dǎo)入。電子檔案的離線接收功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。
4）電子文件和電子檔案接收檢測(cè)
應(yīng)具備電子文件和電子檔案接收的檢測(cè)功能，能根據(jù)電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測(cè)要求對(duì)接收的電子文件的“四性”和電子檔案的有關(guān)屬性進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)檢測(cè)不符合要求的電子文件或電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。
5）傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接
具備傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接功能，支持單個(gè)、批量文件上傳等方式，能建立目錄與其對(duì)應(yīng)全文間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并保持關(guān)聯(lián)關(guān)系穩(wěn)定。
4.2 整理功能
4.2.1 分類(lèi)
按照企業(yè)確定的分類(lèi)方案，將歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，給定分類(lèi)代號(hào)，并支持按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等多種分類(lèi)方案分類(lèi)。
4.2.2 劃定保管期限
按照檔案保管期限表對(duì)歸檔文件劃定保管期限。
4.2.3 組件
對(duì)來(lái)自不同系統(tǒng)的歸檔電子文件按照組件規(guī)則組成“件”，并對(duì)件內(nèi)文檔按一定的規(guī)則進(jìn)行排序。
4.2.4 組成保管單位
能對(duì)歸檔文件按照設(shè)定規(guī)則自動(dòng)或在人工干預(yù)下組成保管單位，并能按規(guī)則將保管單位內(nèi)文件排序定位。能在人工干預(yù)下調(diào)整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。
4.2.5 編號(hào)
依據(jù)檔號(hào)編制規(guī)則形成檔號(hào)，所形成檔號(hào)唯一、簡(jiǎn)明、合理、穩(wěn)定、可擴(kuò)充。
4.2.6 編目
根據(jù)需要能夠編制各種目錄。提供規(guī)范的檔案目錄模板，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面和脊背等。應(yīng)支持進(jìn)行目錄模板制作，用戶(hù)可以對(duì)模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等進(jìn)行調(diào)整。應(yīng)提供打印預(yù)覽功能，并支持多模板批量生成和打印功能。
4.2.7 關(guān)聯(lián)關(guān)系建立
具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關(guān)聯(lián)關(guān)系功能。
4.2.8 表格導(dǎo)出
支持案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導(dǎo)出功能。
4.3 保存功能
4.3.1 電子檔案存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換與信息組織
支持電子檔案存儲(chǔ)格式的轉(zhuǎn)換，將存入系統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)換為符合長(zhǎng)期保存要求的存儲(chǔ)格式。
系統(tǒng)可按《電子檔案移交與接收辦法》和離線存儲(chǔ)載體容量進(jìn)行信息組織，將組織好的檔案存至相應(yīng)的離線存儲(chǔ)載體上。
4.3.2 電子檔案長(zhǎng)期保存
應(yīng)支持采用遷移、仿真、封裝、檢測(cè)等方式保障數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期保管；能對(duì)非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。
4.3.3 檔案整理
系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保管和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。能根據(jù)全宗歸屬、分類(lèi)號(hào)、保管單位序號(hào)及其整理規(guī)則、件號(hào)、件內(nèi)文檔排列規(guī)則等將電子檔案排列定位和呈現(xiàn)。
4.3.4 備份
應(yīng)支持備份，包括軟件系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份和電子檔案?jìng)浞荩芨鶕?jù)數(shù)據(jù)重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式。
4.3.5 定期鑒定
支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作，根據(jù)保管期限、歸檔日期、密級(jí)等屬性自動(dòng)列出到期檔案，提醒系統(tǒng)管理員或檔案管理員等進(jìn)行銷(xiāo)毀前鑒定和保管期限調(diào)整、利用開(kāi)放、密級(jí)調(diào)整等相關(guān)操作。
4.3.6 銷(xiāo)毀管理
支持對(duì)需銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀申請(qǐng)、審批、建立銷(xiāo)毀標(biāo)記、監(jiān)銷(xiāo)、刪除等操作。
4.3.7 移交
具備根據(jù)進(jìn)館要求或其他有關(guān)要求生成移交電子檔案信息包等功能，對(duì)已移交的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行移交時(shí)間及去向標(biāo)識(shí)。
4.3.8 介質(zhì)管理
支持對(duì)存放電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可根據(jù)介質(zhì)保管的實(shí)際需求為相應(yīng)電子檔案設(shè)置相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)。具有介質(zhì)預(yù)警功能，當(dāng)剩余容量達(dá)到設(shè)定閾值時(shí)，通知系統(tǒng)管理員。
4.4 統(tǒng)計(jì)功能
應(yīng)支持按照全宗、分類(lèi)、時(shí)間、文件格式、利用情況等設(shè)定規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、結(jié)果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，支持自定義報(bào)表功能。統(tǒng)計(jì)結(jié)果能按《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》給定格式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
4.5 利用功能
4.5.1 檢索
支持按屬性檢索檔案，具備精確檢索、模糊檢索、高級(jí)組合檢索、篩選檢索、關(guān)聯(lián)檢索、深入二次檢索等多種檢索方式；有條件的企業(yè)可開(kāi)發(fā)全文檢索功能。
4.5.2 瀏覽
應(yīng)支持對(duì)常見(jiàn)格式電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行瀏覽，支持常見(jiàn)格式多媒體電子檔案或數(shù)字化檔案信息的播放。應(yīng)具有電子檔案或數(shù)字化檔案信息按權(quán)限下載功能。
4.5.3 借閱
支持電子檔案借閱申請(qǐng)、審批、授權(quán)，具有實(shí)體檔案借閱預(yù)約、催還、歸還等功能，審批流程符合檔案利用管理制度。
4.5.4 編研
支持用戶(hù)根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置編研專(zhuān)題，能自動(dòng)將符合該專(zhuān)題條件的檔案進(jìn)行歸集。
4.5.5 開(kāi)放利用設(shè)置
支持對(duì)目錄數(shù)據(jù)及全文設(shè)置開(kāi)放利用標(biāo)識(shí)。
4.5.6 復(fù)制管理
具有電子檔案復(fù)制申請(qǐng)、審批功能，能夠進(jìn)行復(fù)制；具有實(shí)體檔案復(fù)制申請(qǐng)、審批、復(fù)制件分發(fā)登記等功能。
4.5.7 利用效果反饋
支持用戶(hù)對(duì)利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益進(jìn)行反饋。
4.5.8 知識(shí)管理
可根據(jù)需要開(kāi)發(fā)知識(shí)管理功能，支持檔案信息的知識(shí)標(biāo)簽、知識(shí)地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動(dòng)推送等。
4.6 系統(tǒng)管理功能
4.6.1 日志管理
應(yīng)有日志記載功能，記錄系統(tǒng)啟動(dòng)和關(guān)閉信息、用戶(hù)登錄信息等，每條日志至少應(yīng)記錄操作對(duì)象、用戶(hù)、時(shí)間、計(jì)算機(jī)、操作類(lèi)型等屬性。提供針對(duì)日志的檢索、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)功能。
支持按照一定規(guī)則自動(dòng)生成日志審計(jì)報(bào)表，支持日志導(dǎo)出、刪除、審批等操作。
4.6.2 系統(tǒng)設(shè)置
支持對(duì)檔案流程化管理，可根據(jù)不同類(lèi)別檔案管理要求設(shè)置相應(yīng)管理流程，可對(duì)流程進(jìn)行跟蹤與回溯。
支持代碼表的設(shè)置維護(hù)，如：年度、保管期限、密級(jí)、部門(mén)、分類(lèi)號(hào)等代碼；系統(tǒng)中的分類(lèi)方案可根據(jù)用戶(hù)需求增減。
支持元數(shù)據(jù)的設(shè)置維護(hù)，可以定義字段名稱(chēng)、類(lèi)型、是否為空、是否唯一、字符串長(zhǎng)度限制、取值范圍、組合字段等信息。
具備全宗設(shè)置功能，能實(shí)現(xiàn)區(qū)分全宗進(jìn)行管理。
4.6.3 用戶(hù)管理
支持直接錄入用戶(hù)信息和通過(guò)接口方式讀取其他系統(tǒng)中的用戶(hù)信息，支持用戶(hù)與IP地址綁定，支持“三員”分立。
4.6.4 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置管理
支持直接錄入組織機(jī)構(gòu)信息和通過(guò)接口方式讀取其他系統(tǒng)中的組織機(jī)構(gòu)信息，支持組織機(jī)構(gòu)的多級(jí)管理功能。
4.6.5 權(quán)限管理
具備權(quán)限管理功能，保證授權(quán)用戶(hù)能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作。權(quán)限可以精細(xì)地控制指定用戶(hù)對(duì)指定檔案記錄的訪問(wèn)和使用。系統(tǒng)應(yīng)支持設(shè)置權(quán)限有效期，到期后系統(tǒng)自動(dòng)取消權(quán)限。
4.6.6 多全宗管理
可對(duì)納入管理的每個(gè)立檔單位建立全宗單位，支持全宗群管理，每個(gè)全宗單位有唯一全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)。每個(gè)全宗單位的功能、檔案類(lèi)型、檔案數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)組織、用戶(hù)、流程、權(quán)限等相對(duì)獨(dú)立、互不影響。
4.6.7 工作過(guò)程記錄管理
應(yīng)具備詳細(xì)記錄類(lèi)似全宗卷信息的功能，以記錄數(shù)字檔案館（室）管理過(guò)程。
4.7 傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能
4.7.1 傳統(tǒng)載體檔案信息采集
具備傳統(tǒng)載體檔案目錄著錄和全文掛接功能，目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)在滿(mǎn)足國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下，可根據(jù)需要增減。目錄數(shù)據(jù)采集時(shí)應(yīng)具有校驗(yàn)功能。
4.7.2 檔案存放位置管理
能根據(jù)庫(kù)房余量和檔案的全宗歸屬、分類(lèi)、檔號(hào)等規(guī)則對(duì)傳統(tǒng)載體檔案提出存放位置建議，并在位置確定后進(jìn)行排列定位。
4.7.3 智能庫(kù)房管理
有條件的單位可設(shè)置智能庫(kù)房管理功能，根據(jù)現(xiàn)實(shí)庫(kù)房虛擬出檔案所在庫(kù)房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案所在庫(kù)房位置的管理；電子檔案管理系統(tǒng)支持與智能密集架、PDA設(shè)備、條碼槍、電子標(biāo)簽等硬件設(shè)備的集成，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的快速定位、出庫(kù)、入庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)等操作；支持與溫濕度監(jiān)控設(shè)備的集成，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的溫濕度智能調(diào)控。
4.8 其他可選功能
有條件的企業(yè)可根據(jù)自身需要，增加諸如文件材料分發(fā)控制、工作計(jì)劃進(jìn)度管理、業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)等功能。
5 數(shù)字檔案資源建設(shè)
數(shù)字檔案資源建設(shè)是企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的重點(diǎn)任務(wù)，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
5.1 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化
一定數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案館（室）發(fā)揮效用的基礎(chǔ)，存量檔案數(shù)字化率宜達(dá)到70%以上。
企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍如下：
1）經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類(lèi)檔案除已到保管期限、短期或10年期檔案外，應(yīng)全部數(shù)字化；有條件的單位可全部數(shù)字化。對(duì)于有正本、文稿處理單、修改底稿等的檔案，可只對(duì)正本和文稿處理單進(jìn)行數(shù)字化；具有重要修改內(nèi)容的歷次修改稿和重要檔案的歷次修改稿需數(shù)字化。
2）正在研制或正在生產(chǎn)的核心產(chǎn)品或核心業(yè)務(wù)檔案應(yīng)全部數(shù)字化，非核心產(chǎn)品、已停產(chǎn)的產(chǎn)品、非核心業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要有選擇地?cái)?shù)字化。
3）科研檔案應(yīng)全部數(shù)字化。
4）生產(chǎn)、科研、辦公、生活建筑物的可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段的質(zhì)量管理檔案、竣工圖檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化，其他階段形成的檔案可有選擇地?cái)?shù)字化。
5）設(shè)備儀器檔案應(yīng)依據(jù)重要程度有選擇地?cái)?shù)字化。
6）會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較大，可根據(jù)企業(yè)需求和人力、物力配置情況有選擇地?cái)?shù)字化。
7）職工檔案的數(shù)字化，需檔案部門(mén)與人力資源管理部門(mén)充分協(xié)商后按照黨和國(guó)家組織、人事部門(mén)的有關(guān)規(guī)定確定。
紙質(zhì)檔案（含照片）數(shù)字化技術(shù)要求按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）進(jìn)行，錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）進(jìn)行。
5.2 電子文件歸檔
企業(yè)電子文件歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以獨(dú)立文檔形式存儲(chǔ)的具有保存價(jià)值的信息記錄，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、微博、微信、公務(wù)郵件系統(tǒng)及本企業(yè)其他職能活動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件。企業(yè)有些信息系統(tǒng)有可能通過(guò)租用基礎(chǔ)設(shè)施或以云計(jì)算服務(wù)的形式存在，所形成的電子文件不一定存在于本企業(yè)的服務(wù)器中，但其產(chǎn)生的電子文件也應(yīng)納入本企業(yè)文件材料歸檔范圍予以歸檔。企業(yè)已實(shí)施的支撐主營(yíng)業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)均應(yīng)具有歸檔功能，導(dǎo)出的歸檔電子文件存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)等均應(yīng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)要求。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)期間應(yīng)完成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔并實(shí)現(xiàn)至少一個(gè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔。
5.3 專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是在現(xiàn)有數(shù)字檔案資源的基礎(chǔ)上，通過(guò)有組織的分析、篩選、整合，把某一特定專(zhuān)題的檔案集中、有序、系統(tǒng)地組織在一起。如企業(yè)歷屆領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)專(zhuān)家和各種先進(jìn)人物檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，企業(yè)機(jī)構(gòu)沿革、黨代會(huì)、職代會(huì)等會(huì)議類(lèi)專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，政策法規(guī)類(lèi)專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，產(chǎn)品或?qū)ｍ?xiàng)業(yè)務(wù)專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，科技項(xiàng)目和成果專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，企業(yè)質(zhì)量或安全事故專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。
6 制度規(guī)范建設(shè)
6.1 制度建設(shè)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)制定數(shù)字檔案館（室）人員崗位職責(zé)，系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度，機(jī)房、檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所管理制度，數(shù)字檔案館（室）安全與保密管理制度等。
6.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)參考國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，形成本企業(yè)基于數(shù)字檔案館（室）的電子檔案收、管、存、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系及實(shí)施要求，包括但不限于以下內(nèi)容：
6.2.1 企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
紙質(zhì)檔案數(shù)字化可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）制定，縮微膠片數(shù)字化參照《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 43-2009）制定，錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）制定。企業(yè)如將檔案數(shù)字化外包，應(yīng)將國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化外包安全規(guī)范轉(zhuǎn)化為本企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
6.2.2 電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
規(guī)范本企業(yè)已實(shí)施的各類(lèi)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔業(yè)務(wù)，內(nèi)容包括各類(lèi)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的歸檔管理責(zé)任、歸檔范圍、歸檔流程及開(kāi)發(fā)利用要求等。
6.2.3 檔案分類(lèi)規(guī)范建設(shè)
應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案自身特點(diǎn)制定企業(yè)檔案分類(lèi)方案。
6.2.4 各類(lèi)檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范建設(shè)
包括管理類(lèi)、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)類(lèi)、科研類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、職工類(lèi)等各類(lèi)檔案在電子檔案管理系統(tǒng)中收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用等規(guī)范。
6.2.5 檔案利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
包括企業(yè)檔案利用賦權(quán)原則，權(quán)限設(shè)置與更改流程，檔案利用審批流程，計(jì)算機(jī)輔助編研等規(guī)范。
6.2.6 安全與保密管理系列規(guī)范建設(shè)
應(yīng)將安全與保密管理要求納入本企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)各項(xiàng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立數(shù)字檔案館（室）安全與保密職責(zé)，制訂安全與保密檢查、“三員”管理等制度。
數(shù)字檔案館（室）建設(shè)與運(yùn)行必須加強(qiáng)安全管理，遵守相關(guān)保密規(guī)定，安全設(shè)備配置齊全；嚴(yán)格控制信息資源利用范圍，制訂嚴(yán)密的信息發(fā)布審核制度，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限；應(yīng)制訂完善的數(shù)據(jù)接收、移交、銷(xiāo)毀等管理規(guī)范，制定備份規(guī)范。
管理涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)按照涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理的要求進(jìn)行安全設(shè)計(jì)和建設(shè)，并通過(guò)有關(guān)部門(mén)測(cè)評(píng)后方可投入使用。
管理非涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)重要程度及其實(shí)際安全需求，參照《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)劃分準(zhǔn)則》（GB/T 17859-1999）確定電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到的安全等級(jí)，并依照《信息安全技術(shù) 信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》（GB/T 22239-2008）、《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》等開(kāi)展安全建設(shè)和登記管理。
8 經(jīng)費(fèi)與人才保障
經(jīng)費(fèi)主要包括計(jì)算機(jī)硬件采購(gòu)費(fèi)，軟件開(kāi)發(fā)、升級(jí)、購(gòu)置、接口開(kāi)發(fā)、評(píng)測(cè)費(fèi)，運(yùn)行維護(hù)費(fèi)，傳統(tǒng)載體數(shù)字化費(fèi)，項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)，人員培訓(xùn)費(fèi)等。企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)按照整體規(guī)劃，制定相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)計(jì)劃，確保軟硬件設(shè)備購(gòu)置、實(shí)施經(jīng)費(fèi)及管理經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)工作提供必要的保障。
應(yīng)結(jié)合本企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際積極開(kāi)展檔案部門(mén)人員的業(yè)務(wù)技能、信息化技能的培養(yǎng)。在人才引進(jìn)方面，應(yīng)注重檔案和信息化方面的人才引進(jìn)，以滿(mǎn)足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和運(yùn)行的需求。
9 建設(shè)步驟
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)按照項(xiàng)目化運(yùn)作，經(jīng)過(guò)規(guī)劃、立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收、維護(hù)等步驟分階段進(jìn)行。
企業(yè)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)初始應(yīng)設(shè)立項(xiàng)目小組，小組主要由企業(yè)檔案部門(mén)人員、信息化部門(mén)人員、保密部門(mén)人員等組成，具體負(fù)責(zé)以下工作：
1）建設(shè)工作規(guī)劃、計(jì)劃、實(shí)施方案、制度制定；
2）建設(shè)工作實(shí)施推進(jìn)；
3）建設(shè)工作檢查、總結(jié)與考核。
9.1.2.1 現(xiàn)狀調(diào)研與分析
對(duì)本企業(yè)信息化現(xiàn)狀、國(guó)內(nèi)外數(shù)字檔案館（室）建設(shè)現(xiàn)狀，特別是各信息系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件的管理情況，以及企業(yè)各部門(mén)對(duì)檔案利用需求情況進(jìn)行充分調(diào)研。
9.1.2.2 可行性研究
從項(xiàng)目建設(shè)的必要性、成本、收益、風(fēng)險(xiǎn)等方面研究企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的可行性，并形成可行性研究報(bào)告。
9.1.2.3 需求分析
對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的業(yè)務(wù)需求、功能需求和系統(tǒng)部署方式進(jìn)行分析，形成需求任務(wù)書(shū)。
9.1.2.4 編寫(xiě)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)方案
內(nèi)容包括建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)步驟、經(jīng)費(fèi)需求、實(shí)施計(jì)劃等；管理涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，還應(yīng)同步編寫(xiě)信息系統(tǒng)安全保密方案。
企業(yè)應(yīng)組織專(zhuān)家對(duì)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告或建設(shè)方案進(jìn)行論證評(píng)審，通過(guò)評(píng)審后提交本企業(yè)有關(guān)部門(mén)申請(qǐng)立項(xiàng)。
應(yīng)通過(guò)提升現(xiàn)有人員技能和知識(shí)的方式充分發(fā)揮現(xiàn)有人員的作用；現(xiàn)有人員不足的，應(yīng)通過(guò)引進(jìn)、組建項(xiàng)目組等方式補(bǔ)充人員。
9.3.2 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)完善與規(guī)范化
數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是以現(xiàn)有的檔案工作為基礎(chǔ)開(kāi)展的。在項(xiàng)目實(shí)施初期，需對(duì)本企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行完善與規(guī)范。主要包括：完善檔案管理制度；理順檔案管理體制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一；規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程；統(tǒng)一各卷夾、表格及檔案管理中涉及到的單據(jù)等。
9.3.3 制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定
根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況有步驟地采用或制定制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。應(yīng)優(yōu)先采用國(guó)內(nèi)成熟標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為本企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不能滿(mǎn)足需求或無(wú)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的應(yīng)自主編制。形成的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)定期更新。在企業(yè)數(shù)字檔案館（室）運(yùn)行前，應(yīng)完成所有制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂，以使運(yùn)行規(guī)范化。
鼓勵(lì)依托企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和運(yùn)行所需的硬件設(shè)備，以節(jié)約投資成本，提高人力、物力集成管理效率。對(duì)于現(xiàn)有硬件無(wú)法滿(mǎn)足的，應(yīng)根據(jù)未來(lái)3至5年檔案數(shù)據(jù)增長(zhǎng)情況、系統(tǒng)使用人數(shù)、安全保密需要、系統(tǒng)部署方式等予以配備。
9.3.5.1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)主要工作如下：
1）需求設(shè)計(jì)
在充分征求企業(yè)檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、保密部門(mén)等有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行細(xì)化，形成功能需求方案。功能需求方案既應(yīng)符合檔案管理的實(shí)際需要，又便于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員理解，能夠在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中實(shí)現(xiàn)。
2）選定開(kāi)發(fā)商
通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選定系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商。有條件的企業(yè)也可以自主開(kāi)發(fā)。
3）商務(wù)談判
與選定廠商確定合同和協(xié)議文件，協(xié)商確定技術(shù)細(xì)節(jié)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、安裝的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。
4）簽訂合同
根據(jù)商務(wù)談判確定的內(nèi)容簽訂正式合同，技術(shù)協(xié)議應(yīng)成為正式合同的一部分。
5）定制開(kāi)發(fā)
系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商根據(jù)前期確定的需求設(shè)計(jì)報(bào)告，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)原型進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)。
6）系統(tǒng)安裝
系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商將開(kāi)發(fā)好的系統(tǒng)在企業(yè)進(jìn)行安裝，包括數(shù)據(jù)庫(kù)安裝、軟件安裝等。
9.3.5.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
主要工作包括界面設(shè)置、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)置、檔案分類(lèi)設(shè)置、代碼設(shè)置、賦權(quán)方案確定、用戶(hù)設(shè)置等。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)以文件形式保存，以供后續(xù)維護(hù)時(shí)備查。
9.3.5.3 系統(tǒng)測(cè)試
系統(tǒng)測(cè)試包括功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全保密測(cè)試和兼容性測(cè)試。測(cè)試工作可自主進(jìn)行，也可委托具有資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)完成。所有測(cè)試過(guò)程均應(yīng)形成書(shū)面記錄，包括測(cè)試用例、測(cè)試過(guò)程、測(cè)試結(jié)果等。
9.3.5.4 人員培訓(xùn)
對(duì)專(zhuān)職檔案管理人員、兼職檔案管理人員及系統(tǒng)維護(hù)人員等進(jìn)行培訓(xùn)。
9.3.5.5 系統(tǒng)切換和試運(yùn)行
將運(yùn)行在舊系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)遷移到新系統(tǒng)中試運(yùn)行，并對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)。
9.3.5.6 系統(tǒng)的評(píng)價(jià)與驗(yàn)收
系統(tǒng)試運(yùn)行一段時(shí)間后，應(yīng)組成驗(yàn)收組對(duì)系統(tǒng)的目標(biāo)、功能、質(zhì)量、使用效果及各項(xiàng)指標(biāo)是否達(dá)到合同或技術(shù)協(xié)議規(guī)定的要求進(jìn)行評(píng)審驗(yàn)收。應(yīng)根據(jù)評(píng)審過(guò)程中分析的結(jié)果，找出系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)，提出整改意見(jiàn)。
9.3.6 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化實(shí)施
按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”的原則，并結(jié)合實(shí)際分步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴(yán)重的和珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化應(yīng)以本企業(yè)自主完成為主，自主完成有困難的可采用外包，或采用外包與自主完成相結(jié)合的方式進(jìn)行。檔案數(shù)字化外包應(yīng)按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求做好安全管理工作。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化按如下方法進(jìn)行：
1）管理類(lèi)檔案數(shù)字化方法
經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類(lèi)檔案應(yīng)按照先近后遠(yuǎn)的原則，將最近形成的檔案先行數(shù)字化，以滿(mǎn)足頻繁利用的需要。對(duì)于即將到期的短期檔案或10年期檔案可不進(jìn)行數(shù)字化。
2）產(chǎn)品和業(yè)務(wù)類(lèi)檔案數(shù)字化方法
可按照正在研制和正在生產(chǎn)產(chǎn)品檔案、主營(yíng)業(yè)務(wù)檔案、正在研制和正在生產(chǎn)非核心產(chǎn)品檔案、非核心業(yè)務(wù)檔案、停產(chǎn)產(chǎn)品檔案的順序進(jìn)行數(shù)字化。
3）科研檔案數(shù)字化方法
按照獲獎(jiǎng)等級(jí)、項(xiàng)目下達(dá)部門(mén)的層級(jí)順序進(jìn)行數(shù)字化，即先數(shù)字化獲得國(guó)家級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的，再數(shù)字化獲得部委級(jí)、省級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的，最后數(shù)字化獲得企業(yè)級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的；對(duì)于未獲獎(jiǎng)的科研檔案按照國(guó)家級(jí)科技項(xiàng)目、省部級(jí)科研項(xiàng)目、企業(yè)級(jí)科研項(xiàng)目的順序進(jìn)行數(shù)字化。
4）基本建設(shè)檔案數(shù)字化方法
按照建筑物功能、用途的重要程度來(lái)確定數(shù)字化順序。可將生產(chǎn)、科研建筑物檔案先數(shù)字化，其次是辦公建筑物檔案，最后是生活建筑物檔案。
5）設(shè)備儀器檔案數(shù)字化方法
按設(shè)備的價(jià)值、用途等標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定數(shù)字化的順序。
6）會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化方法
會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較大，可按照形成時(shí)間由近及遠(yuǎn)進(jìn)行數(shù)字化，即將最近形成的檔案先數(shù)字化，年代久的后數(shù)字化。
7）職工檔案數(shù)字化方法
對(duì)于職工檔案的數(shù)字化，檔案部門(mén)應(yīng)與人力資源管理部門(mén)充分協(xié)調(diào)確定后按照國(guó)家組織、人事部門(mén)的有關(guān)規(guī)定開(kāi)展數(shù)字化。
9.3.7 檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
應(yīng)以需求為導(dǎo)向，選擇利用率高、內(nèi)容重要的檔案資源建設(shè)檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。
在電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀評(píng)估的基礎(chǔ)上，制定詳細(xì)的技術(shù)方案和電子文件歸檔計(jì)劃，提出系統(tǒng)和設(shè)備改造方案，在系統(tǒng)和設(shè)備改造到位后有步驟地開(kāi)展電子文件歸檔工作。
電子文件歸檔有關(guān)工作和要求參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定的要求進(jìn)行。
正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的信息系統(tǒng)應(yīng)按照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國(guó)家有關(guān)規(guī)定的要求做好相關(guān)工作，待投入運(yùn)行后根據(jù)該類(lèi)電子文件形成的數(shù)據(jù)特點(diǎn)開(kāi)展電子文件歸檔。
對(duì)接收的電子文件和電子檔案要按照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關(guān)要求和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性檢測(cè)，確保其長(zhǎng)期可用。
完成數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作的企業(yè)應(yīng)形成數(shù)字檔案館（室）建設(shè)總結(jié)報(bào)告、試運(yùn)行報(bào)告、系統(tǒng)檢測(cè)報(bào)告和用戶(hù)報(bào)告等，組織內(nèi)、外部專(zhuān)家根據(jù)設(shè)計(jì)方案、合同協(xié)議、任務(wù)書(shū)等進(jìn)行驗(yàn)收，建設(shè)工作達(dá)到《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》要求的，可向檔案行政管理部門(mén)申請(qǐng)測(cè)評(píng)驗(yàn)收。
項(xiàng)目運(yùn)維應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》（DA/T 56-2014）的要求開(kāi)展以下工作：
1）結(jié)合企業(yè)實(shí)際建立數(shù)字檔案館（室）運(yùn)維工作的組織機(jī)構(gòu)，明確其職責(zé)。
2）根據(jù)企業(yè)實(shí)際確定數(shù)字檔案館（室）運(yùn)維對(duì)象和內(nèi)容，選擇適當(dāng)?shù)倪\(yùn)維模式。電子檔案管理系統(tǒng)宜采用外包模式運(yùn)維，并將運(yùn)維費(fèi)用納入采購(gòu)費(fèi)用。
3）根據(jù)運(yùn)維制度開(kāi)展數(shù)字檔案館（室）的基礎(chǔ)設(shè)施、電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等的運(yùn)維工作。
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